HelpDesk 10

Computerized Maintenance Management Software (CMMS)

H οργάνωση και παρακολούθηση των εργασιών επισκευής - συντήρησης, πολλών και διαφορετικών συσκευών, σε διάφορους πελάτες, που εκτελούνται από τα Τεχνικά Τμήματα των εταιρειών διάθεσης μηχανολογικού εξοπλισμού, είναι ιδιαίτερα πολύπλοκη, κοπιώδης και απαιτεί μεγάλο αριθμό διοικητικού προσωπικού για να διεκπεραιωθεί με επιτυχία. Ιδιαίτερα, σήμερα, όπου η Διασφάλιση της Ποιότητας παίζει καθοριστικό ρόλο στην εξέλιξη και ανάπτυξη της επιχείρησης, είναι αναγκαία η ύπαρξη εφαρμογής διαχείρισης των εργασιών αυτών. Το HelpDesk 10 είναι ολοκληρωμένο σύστημα λογισμικού για την υποστήριξη της συντήρησης (προληπτική και επισκευαστική) σε επιχειρήσεις και οργανισμούς, το οποίο:

• Συμβάλει στην καλύτερη διαχείριση του εξοπλισμού και των εγκαταστάσεων - δικών σας η πελατών σας - και στον αποτελεσματικό έλεγχο και στη μείωση του κόστους συντήρησης.
• Υποστηρίζει την οργάνωση του τμήματος συντήρησης ενώ βελτιώνει την λειτουργία του εξοπλισμού.
• Παρέχει συστηματικό, συνεχή και αποτελεσματικό έλεγχο του κόστους συντήρησης, ενώ αναγνωρίζει έγκαιρα τα προβλήματα στα μηχανήματα και συστήματα που υποστηρίζει.
• Ταυτόχρονα διαχειρίζεται πλήρως τα ανταλλακτικά / υλικά που χρησιμοποιούνται για τη συντήρηση.

Αποτέλεσμα των παραπάνω είναι η δραστική μείωση του κόστους κακής λειτουργίας, του κόστους βλαβών αλλά και του διαχειριστικού κόστους για τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση της συντήρησης.
Το HelpDesk 10 δημιουργήθηκε ύστερα από εκτεταμένη μελέτη των αναγκών των τεχνικών τμημάτων των εταιρειών διάθεσης ηλεκτρολογικού / μηχανολογικού εξοπλισμού, και έχει σχεδιασθεί με βάση τα πραγματικά δεδομένα και ανάγκες, έτσι ώστε να υποστηρίζει το τεχνικό τμήμα που την χρησιμοποιεί, και στην πιο μικρή λεπτομέρεια. Πρέπει να τονισθεί, η δυνατότητα προσαρμογής, στις ιδιαιτερότητες κάθε επιχείρησης, όπως αυτές εμφανίζονται ανάλογα με το εμπορικό αντικείμενο, αλλά και με τις εσωτερικές διαδικασίες. Είναι απαραίτητο σε κάθε επιχείρηση ή οργανισμό που έχει να διαχειριστεί εγκαταστάσεις ή εξοπλισμό, ανεξάρτητα από το μέγεθός της ή την παραγωγική της ικανότητα.
Εφαρμόζεται με επιτυχία σε μεγάλο αριθμό επιχειρήσεων, σε διαφορετικούς τομείς όπως:

• Επιχειρήσεις αντιπροσώπευσης και εμπορίας ηλεκτρομηχανολογικού και ιατρικού εξοπλισμού, οι οποίες διατηρούν τεχνικό τμήμα για την επισκευή, συντήρηση και προληπτική συντήρηση του εξοπλισμού των πελατών τους.
• Βιομηχανίες οι οποίες έχουν να διαχειριστούν μηχανήματα και γραμμές παραγωγής και θέλουν να μειώσουν το κόστος που σχετίζεται με τη διαθεσιμότητα του εξοπλισμού λόγω βλαβών ή κακής λειτουργίας
• Νοσοκομεία που θέλουν να διαχειριστούν καλύτερα τον ιατρικό, βιοχημικό και ηλεκτρομηχανολογικό εξοπλισμό τους
• Ξενοδοχεία που θέλουν να έχουν την πλήρη εικόνα όλων των χώρων και εγκαταστάσεών τους (δωμάτια, κοινόχρηστοι χώροι, μηχανοστάσια, εξοπλισμός), να βελτιώσουν τη λειτουργία τους και να παρέχουν καλύτερες υπηρεσίες στους πελάτες τους
• Ιδρύματα και οργανισμούς που θέλουν να οργανώσουν καλύτερα τις εργασίες συντήρησης αλλά και να ελέγξουν το σχετικό κόστος
• ΔΕΚΟ με σημαντικό ΗΜ εξοπλισμό που πρέπει να συντηρηθεί σωστά και να έχει τις ελάχιστες δυνατές βλάβες

Το HelpDesk 10 είναι μια ολοκληρωμένη, πρακτική και αποτελεσματική λύση για:

• Σωστή και αποτελεσματική διαχείριση εξοπλισμού και εγκαταστάσεων
• Προγραμματισμός και συστηματική παρακολούθηση όλων των εργασιών συντήρησης
• Παρακολούθηση και μείωση του κόστους συντήρησης και του κόστους κακής λειτουργίας
• Λιγότερες βλάβες, καλύτερη και αποδοτικότερη λειτουργία του εξοπλισμού/εγκαταστάσεων, μικρότερη ενεργειακή κατανάλωση
• Παρακολούθηση των ανταλλακτικών – εξαρτημάτων που χρησιμοποιούνται για τη συντήρηση, καλύτερος προγραμματισμός και έλεγχος των σχετικών προμηθειών
• Άμεση και εύκολη πρόσβαση στο ιστορικό μηχανημάτων και συστημάτων ή εγκαταστάσεων
• Καλύτερη οργάνωση και λειτουργία του τμήματος συντήρησης

Δίνει στον Τεχνικό Προϊστάμενο τα εργαλεία που χρειάζεται για να προγραμματίζει και να παρακολουθεί εύκολα και γρήγορα τη συντήρηση αλλά και για να διαχειρίζεται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο το τεχνικό προσωπικό. Επιτρέπει στη Διεύθυνση να έχει όλη τη διοικητική πληροφόρηση που χρειάζεται για να βοηθηθεί στο έργο της και να πάρει τις πιο σωστές αποφάσεις σε σχέση με τις εγκαταστάσεις, τον εξοπλισμό και την οργάνωση της τεχνικής υπηρεσίας.

Διαχείριση εξοπλισμού.

• Αποτελεσματική διαχείριση όλου του εξοπλισμού (μηχανημάτων, εγκαταστάσεων κλπ.) Απεριόριστα επίπεδα ιεραρχίας του εξοπλισμού, με πολλαπλά κριτήρια (για παράδειγμα, γεωγραφικά κριτήρια ή τη δομή της εγκατάστασης).
• Κατηγοριοποίηση του εξοπλισμού σε τύπους και ομάδες. Το κάθε στοιχείο εξοπλισμού μπορεί να ανήκει σε περισσότερες από μια ομάδες.
• Αρχείο με πλήρη στοιχεία για κάθε εξοπλισμό (κωδικός, περιγραφή, μοντέλο, αρ. προϊόντος, ταυτότητα, ημερομηνίες αγοράς, εγκατάστασης και λήξης εγγύησης, φωτογραφίες, σχέδια, κλπ.)
• Πρόσβαση στο ιστορικό κάθε μηχανήματος ή εγκατάστασης. Μπορείτε να δείτε τις εργασίες που έγιναν στο παρελθόν και τα αποτελέσματά τους καθώς και τις βλάβες.
• Πλήρης διαχείριση συμβάσεων συντήρησης.
• Παραμετρικά χαρακτηριστικά για κάθε τύπο εξοπλισμού, που ορίζονται από το χρήστη. Αναζήτηση εξοπλισμού με οποιοδήποτε συνδυασμό κριτηρίων που αφορούν τα στοιχεία του, τη θέση του ή τα χαρακτηριστικά του.
• Σύνδεση εξοπλισμού με τα εξαρτήματα / ανταλλακτικά τα οποία χρησιμοποιεί.
• Δυνατότητα ταυτοποίησης εξοπλισμού μέσω bar codes ή QR codes που εκτυπώνονται από την εφαρμογή.
• Καταγραφή και παρακολούθηση όλων των μετακινήσεων ή αλλαγών θέσης του εξοπλισμού.

Προληπτική συντήρηση.

Δημιουργία διαδικασιών προληπτικής συντήρησης με βάση ημερολογιακά κριτήρια (π.χ. κάθε 3 μήνες) ή λειτουργική περίοδο (π.χ. κάθε 10.000 ώρες). Υπάρχουν πάρα πολλές επιλογές για τον προγραμματισμό των εργασιών που σας επιτρέπουν να αντιμετωπίσετε σύνθετες καταστάσεις. Για κάθε διαδικασία, το πρόγραμμα επιτρέπει τον καθορισμό των ανταλλακτικών / υλικών που προβλέπεται να απαιτηθούν, των απαραίτητων ανθρωποωρών, των οδηγιών εργασίας, τυχόν ελέγχων και μετρήσεων που θα πρέπει να γίνουν, δαπανών, κλπ.
Εκτός των παραπάνω, καλύπτει και τις εργασίες που αφορούν τις συμβάσεις συντήρησης (Κίνηση σύμβασης, συγκεντρωτικά και αναλυτικά στοιχεία ανά σύμβαση, ανά πελάτη ή ανά μηχάνημα, ημερολόγιο προγραμματισμένων προληπτικών συντηρήσεων, εργατοώρες και ανταλλακτικά από συντηρήσεις, τζίρος κλπ.), αλλά και τις κινήσεις ανταλλακτικών. Αποτελεσματική διαχείριση βλαβών και αιτημάτων.

• Πλήρης διαχείριση μη προγραμματισμένων εργασιών όπως έκτακτες συντηρήσεις και επισκευές. Καταχώριση για κάθε εργασία του χρόνου απασχόλησης του προσωπικού, δαπανών, υλικών και παρατηρήσεων, προϋπολογιστικά και απολογιστικά. Προγραμματισμός εργασιών, εκτύπωση εντολών εργασίας.
• Καταγραφή και παρακολούθηση όλων των κλήσεων προς την τεχνική υπηρεσία, για οποιοδήποτε λόγο (πρόβλημα, αίτημα νέας εργασίας, κλπ.).
• Όλες οι ενέργειες ή εργασίες που γίνονται για την ικανοποίηση μιας κλήσης καταγράφονται στην εφαρμογή.
• Κέντρο λήψης κλήσεων: Υποστηρίζει την καταχώριση και παρακολούθηση κλήσεων, δηλαδή βλαβών ή αιτημάτων κατευθείαν από τους τελικούς χρήστες.
• Αναζήτηση πορείας βλάβης ή αιτήματος. Η αναζήτηση μπορεί να γίνει με βάση τον κωδικό της βλάβης/αιτήματος ή τα στοιχεία του εξοπλισμού ή το χρονικό διάστημα αναφοράς. Έτσι, υπάρχει άμεση ενημέρωση των ενδιαφερομένων για το στάδιο που βρίσκεται η κάθε κλήση, χωρίς να είναι απαραίτητη η συνεχής επικοινωνία με την Τεχνική Υπηρεσία.
• Υποστηρίζονται σύνθετες διαδικασίες που περιλαμβάνουν πολλά μηχανήματα – εγκαταστάσεις σε μια εντολή. Με τον τρόπο αυτό δεν είναι απαραίτητο να παράγεται μια ξεχωριστή εντολή για κάθε μηχάνημα. Έτσι, μειώνεται η γραφειοκρατία και γίνεται ευκολότερη η εφαρμογή του προγράμματος.
• Άμεση και εύκολη δημιουργία του πλάνου εργασιών προληπτικής συντήρησης μέχρι την επιθυμητή ημερομηνία. Το πλάνο αποτελείται από ένα σύνολο εντολών εργασίας, κάθε μια από τις οποίες αντιστοιχεί σε μια μέρα, σε μια συγκεκριμένη εργασία, σε ένα μηχάνημα ή σε πολλά μηχανήματα (στην περίπτωση των σύνθετων διαδικασιών).
• Εκτίμηση του κόστους και του χρόνου για τις εργασίες προληπτικής συντήρησης προϋπολογιστικά, ανά μηχάνημα / εγκατάσταση (ή για όλα τα μηχανήματα / εγκαταστάσεις), τύπο, χρονικό διάστημα, κλπ.
• Παρακολούθηση των εργασιών ανά μηχάνημα, χρονικό διάστημα, υπεύθυνο, εργασίες σε εκκρεμότητα.

Εντολές εργασίας.

Με τη βοήθεια του HelpDesk 10, η παρακολούθηση των εργασιών συντήρησης είναι άμεση και αποτελεσματική. Για κάθε εργασία προληπτικής ή επισκευαστικής συντήρησης το λογισμικό παράγει αυτόματα μια εντολή εργασίας η οποία περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες (εξοπλισμό που αφορά η συγκεκριμένη εργασία, προβλεπόμενη διάρκεια, υπεύθυνος για την εκτέλεσή της, εξαρτήματα – ανταλλακτικά που προβλέπεται ότι θα απαιτηθούν, οδηγίες εκτέλεσης ή ασφάλειας, κλπ.). Τις εντολές εργασίας μπορείτε, εάν θέλετε, να τις τυπώσετε και να τις δώσετε στους υπεύθυνους για την εκτέλεσή τους Μετά την εκτέλεση των εργασιών, μπορείτε με πολύ εύκολο τρόπο να καταχωρήσετε τα αποτελέσματά τους στο λογισμικό (πότε πραγματικά έγιναν, ποιο ήταν το αποτέλεσμα, ανταλλακτικά που χρησιμοποιήθηκαν, ώρες εργασίας που απαιτήθηκαν, κλπ.) Έτσι, μπορείτε κάθε στιγμή να γνωρίζετε ποιες εργασίες έχουν γίνει, τα αποτελέσματά τους καθώς και ποιες έχουν καθυστερήσει και πόσο. Όλες οι καθυστερημένες εργασίες επισημαίνονται αυτόματα. Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε πολύ εύκολα να καταχωρήσετε και τις μη προγραμματισμένες εργασίες και τα αποτελέσματά τους. Αυτόματος υπολογισμός (με βάση τα παραπάνω στοιχεία) του σχετικού κόστους, ωρών προσωπικού, κλπ.

Ολοκληρωμένη διαχείριση ανταλλακτικών / υλικών

Παρακολουθήστε τα υλικά και τις αποθήκες σας. Επιλέξτε τη βέλτιστη πολιτική αγορών για τα ανταλλακτικά σας και ρυθμίστε τα αποθέματά τους στην αποθήκη σύμφωνα με τις πραγματικές σας ανάγκες.

• Ολοκληρωμένο σύστημα παραγγελίας, ανάλωσης, παρακολούθησης υλικών / ανταλλακτικών (εισαγωγές στην αποθήκη, αναλώσεις, υπολογισμός μέσης τιμής κτήσης).
• Μεθοδολογίες κοστολόγησης: Μέση Τιμή Κτήσης, Τελευταία Τιμή Κτήσης, Έκπτωση από Τιμή Τιμοκαταλόγου, Σταθερή Τιμή Κόστους.
• Διαχείριση παραγγελιών σε προμηθευτές. Μετασχηματισμός παραγγελιών σε αγορές.
• Όρια αναπαραγγελίας για κάθε υλικό. Αυτόματη επισήμανση των υλικών που το απόθεμα τους στην αποθήκη γίνεται μικρότερο από τα όρια αυτά.
• Τα ανταλλακτικά, παρακολουθούνται για το διάστημα της εγγύησης στον πελάτη, αλλά και για το διάστημα της εγγύησης που έχει δώσει ο προμηθευτής στην επιχείρηση.
• Διαχείριση κωδικών προμηθευτή και bar codes.

Αναφορές

Το HelpDesk 10 είναι λογισμικό συντήρησης που περιλαμβάνει ένα μεγάλο αριθμό από έτοιμες αναφορές που συνήθως καλύπτουν όλες τις ανάγκες σας. Επιπλέον οι χρήστες μπορούν πολύ εύκολα να επεξεργαστούν και να τροποποιήσουν όλες τις διαθέσιμες αναφορές δημιουργώντας διάφορες δικές τους εκδόσεις της κάθε αναφοράς. Μερικά παραδείγματα είναι:

• Ανάλυση των προβλημάτων στον εξοπλισμό ή τις εγκαταστάσεις, αναγνώριση αιτιών.
• Παρακολούθηση του κόστους συντήρησης (προληπτικής και έκτακτης) προϋπολογιστικά και απολογιστικά. Ανάλυση του κόστους για κάθε μηχάνημα / εγκατάσταση, χρονικό διάστημα, είδος εργασίας και κατηγορία κόστους (κόστος ανταλλακτικών, προσωπικού, εξωτερικών συνεργείων ή άλλων δαπανών όπως π.χ. μικροϋλικά ή έξοδα κίνησης). Αναγνώριση του εξοπλισμού ή των εργασιών που παρουσιάζουν υπερβολικό κόστος.
• Ανάλυση της προβλεπόμενης και πραγματικής απασχόλησης του προσωπικού για κάθε τύπο εξοπλισμού ή εξοπλισμό, τύπο εργασίας (π.χ. συντήρηση ή βλάβη), χρονικό διάστημα και τοποθεσία. Καλύτερος προγραμματισμός προσωπικού και εργασιών.
• Προβλέψεις ανταλλακτικών ανά τύπο εξοπλισμού, εξοπλισμό, εργασία, χρονικό διάστημα.
• Αναλύσεις για τις Κλήσεις, τα Έργα και τα Συμβόλαια συντήρησης (κόστος, ώρες, χρόνος ανταπόκρισης σε κλήσεις) Η χρήση της εφαρμογής, δίνει σαφή εικόνα των κινήσεων στο τεχνικό τμήμα, επιτρέποντας έτσι την εξαγωγή ουσιαστικών συμπερασμάτων, τόσο για την ποιότητα των ίδιων των μηχανημάτων (Κατανάλωση ανταλλακτικών, συχνότητα βλαβών, συχνότητα τηλεφωνικών κλήσεων για οδηγίες, εργατοώρες ανά βλάβη, ανά τύπο μηχανήματος, μέσο κόστος επισκευής ή συντήρησης κ.λ.π.), όσο και για την ποιότητα των υπηρεσιών του τεχνικού τμήματος (Εργατοώρες ανά τεχνικό, κατανάλωση ανταλλακτικών από τεχνικό, τηλεφωνικές κλήσεις με το ίδιο θέμα από συγκεκριμένο πελάτη ή για συγκεκριμένο μηχάνημα, επισκέψεις τεχνικών κ.λ.π.).
• Όλες οι στατιστικές αναλύσεις είναι δυναμικές και πολυδιάστατες (multi-dimensional). Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να δείτε το κόστος συντήρησης ανά μήνα για το σύνολο του εξοπλισμού και όλες τις εργασίες ή ανά μήνα και ανά εργασία για συγκεκριμένο εξοπλισμό ή ανά εργασία για όλο το χρονικό διάστημα, κλπ.

HelpDesk 10 & ISO

Το σύστημα HelpDesk 10 είναι εργαλείο που παρέχει τις προδιαγραφές διασφάλισης της καλής λειτουργίας (ISO) των τεχνικών τμημάτων, δίνοντας επιπλέον πληθώρα πληροφοριών σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης. Με την χρήση των αναφορών του συστήματος HelpDesk 10, εκτός των Τεχνικών τμημάτων, διασφαλίζεται η άμεση πληροφόρηση των Προμηθειών, των Πωλήσεων, και της Διοίκησης. Επίσης η δυνατότητα εμφάνισης της συνολικής εικόνας ενός συγκεκριμένου μηχανήματος, διασφαλίζει την σωστή ενημέρωση του Πελάτη, σε επίπεδο εργασιών, τεχνικών, ανταλλακτικών, και συμβολαίων συντήρησης.
Η εφαρμογή HelpDesk 10 είναι αποδεδειγμένα, ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει να πιστοποιήσετε την Ποιότητα (σειρά ISO 9002) του τεχνικού τμήματος της εταιρίας σας. Είναι ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε την Ποιότητα Υπηρεσιών στο Τεχνικό σας τμήμα.

Επικοινωνία